Gmail:読みたいメールをすぐに探せない人は相当時間を損してる

おせっかいな割に気分よく過ごせる愛のトリセツ第35日目

 

金曜日は、PC/スマホ/Webでお困りのあなたに向けてのメッセージです。

今日は特にPCに振り回され気味のあなたへ。

 

Gmail:読みたいメールをすぐに探せない人は相当時間を損してる

 

フリーメールサービスはいくつかありますが、GmailはGoogleアカウントと紐づいて、スマホやPCで使用している人も多いことでしょう。

 

毎日、どのくらいのメールが届いていますか?

すぐに目的のメールを探せていますか?

画面をスクロールしてスクロールして見つからなくて、また戻って戻ってやっと見つかったりしていませんか?

 

受信トレイは郵便受けのようなもの。

郵便受けは、「あなた宛て」の郵送物であることは確かだけれど、誰から来たかを分けることはできません。

メールも確かに「あなた宛て」のお届けもの。

でも、あまりに多いと誰から来たものなのか探すのもひと苦労ですし、時間もかかります。

 

 

私は、銀行やクレジットカードの登録にGmailを使用することは基本的にしません。プロバイダのメールを使用することが多いのですが、メールマガジンやお店の予約、スマホアプリの登録などはGmailを使用します。

 

なので、Gmailには数多くのメールが届きます。

 

ですが、1つのGmailアドレスに、大量にメールが押し寄せても、大事なメールは取りこぼしなく読めますし、後からゆっくりでも大事なメールもちゃんと分けられています。

 

あなたもそのように設定されていますか?

 

もしされていたら、今日の記事は必要ないと思います。

 

でも、もしその設定をしていらっしゃらなかったら、今日からその「メールに埋もれた状態」にさよならできますよ。

 

ぴったりサポートのお客さまには、この設定をされていない方が意外と多かったんです。ですので、「大量に届いたメールから目的のメールを探す」という作業に、本当にくたびれておられました。あなたがもし、同じような状況にお困りでしたら、この先を読み進めてみてくださいね。

 

 

大量のメールから目指すメールを探す、というだけで

 

疲れてしまいますよね。

同じ差出人のメールが複数あって、そこから探すのも大変だし、その人からだけでなくお店のメール、商品の発送通知メール、メールマガジン、予約完了メールなど、受信箱にはたくさんのメールがひしめき合っています。

 

この時間、どれほどかかっているでしょう。

 

パソコンならまだマシかもしれませんが、スマホのGmailアプリにズラーっと表示される中から、スクロールしても追いつかない量のメールを目で追うだけでも眼精疲労の元になりますよね。

 

 

フィルタ設定:その人専用の引き出しをつくる

 

Gmailにはフィルタ設定、PCで使うOutlookにはルール設定があります。

 

  • このタイトルのメールはこのラベルをつける
  • この人から来たメールにはこのラベルをつける
  • この文言を含むメールにはこのラベルをつける
  • この文言を含まないメールにはこのラベルをつける

 

など、さまざまなルールで、メールを自動的に振り分けするものです。

 

受信したメールから「メールの自動振り分け設定」をする

 

あなたが1日に受信するメールが5~10件ほどあるのであれば、この設定をしていくと劇的にGmailが使いやすくなるはずです。

 

  • この人からのメールはまとめておきたい
  • このメルマガはひとつの引き出しに入れておきたい
  • 読むか読まないかわからないけど大量に届くメールがある

 

こんな状況でしたら、「メールの自動振り分け設定」をしていくことで、後がとっても快適になるのでおすすめです。なお、この作業は、パソコンでの操作が作業しやすいです。

 

手順は次の通りです

 

  1. 届いたメールを開く
  2. メールから「メールの自動振り分け設定」開始
  3. 何を基準に振り分けたいかを決める
  4. 設定完了

 

この4ステップで、メール自動振り分け設定は完了となります。カンタンですよ。

 

それでは最初の手順、届いたメールを開いたところから解説していきますね。

 

  1. メールを開く
  2. 右上の縦に点々が3つ並んだ部分をクリック
  3. 上から3つめの「メールの自動振り分け設定」をクリック

 

 

何を基準に振り分けていくのか決めましょう

 

  • from
  • to
  • 件名
  • 含む
  • 含まない
  • サイズ

 

届いたメールの何を基準に振り分けていくのかを決めていきます。

 

さまざまな振り分け方がありますが、メールを開いて設定を開始すると、「from」のところには自動的に開いたメールのアドレスが表示されます(今回は船橋市からの情報メールを開いたのでそのメールアドレスが表示されています)。

 

確認ができたら、右下の「フィルタを作成」ボタンをクリックしてさらに設定していきます。

 

注)青い「検索」ボタンでは、fromアドレスからのメールのみ検索することもできます。ただ、ここを押してしまうと検索されただけで終わってしまうので、今回は「フィルタを作成」をクリックして進めましょう。

 

指定したアドレスをどうしたいか決めていきます

 

「フィルタを作成」をクリックすると表示される画面です。

 

さまざまな設定の仕方があるのですが、今回は「メールの自動振り分け設定」をしていく意図として、「大量に届くメールに対してある特定のメールだけをすぐに読める引き出しを作りたい」という目的があります。

 

この図を見ると、「引き出しの設定」をするにしても、いろいろな振り分け方ができることがわかります。

 

受信トレイを飛ばしたり、他のメールアドレスに転送したり、届くや否や削除したり、迷惑メールに入ってしまいがちなメールを迷惑メールにしない設定にしたり、いろいろな設定ができます。

 

メールの自動振り分け設定の種別

 

  • 受信トレイをスキップ(アーカイブ)する
  • 既読にする
  • スターを付ける
  • ラベルを付ける
  • 次のアドレスに転送する
  • 削除する
  • 迷惑メールにしない
  • 常に重要マークを付ける
  • 重要マークを付けない
  • 適用するカテゴリ
  • 一致するスレッドにもフィルタを適用する

 

これだけの種類がある中、今回設定するのはたった1つです。

 

今回は、「ラベルを付ける」だけを選択します。

「ラベルを付ける」にチェックを入れると、「ラベルを選択」と「新しいラベル」と表示されます。

 

  • ラベルを選択…すでにラベルが付いているラベルに振り分けたい時に使用
  • 新しいラベルを選択…新しくラベルを作りたい場合に使用

 

今回は「船橋市メール」という新しいラベルを作りますので「新しいラベル」を選択します。

 

 

「新しいラベル」を選択すると、次のようなダイアログボックスが表示されますので、ここにラベル名を入力していきます。

 

 

下の図は「船橋市メール」と入力したところです。青い「作成」ボタンをクリックします。

 

注)すでにあるラベルの下に新しくラベルを作りたい場合は、「次のラベルの下位ににネスト」のチェックを入れ、右の選択ボタンをクリックして、親となるラベルを選択していきます。

 

さらに便利に設定していきましょう

 

「ラベルを付ける」にチェックが入り、先ほど入力した「船橋市メール」というラベル名が表示されています。

 

先ほど「今回設定するのはたった1つです」と書きました。

 

なので、このままでもよいのですが、1つ便利な方法を追加でお伝えさせてください。これはすでに何通か同じメールアドレスから受信している場合に有効な操作となります。

 

初めて受信したメールに設定するのではなく、もう何回も同じメールアドレスから受信している場合、下の方にある「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にもチェックを入れます。

 

これにより、同じメールアドレスからこれまで受信したメールすべてに「船橋市メール」というラベルを付けることができます。

 

逆に言うと、ここをチェックしておかないと、今後のメールは振り分けられても、これまでのメールにはラベルが付かないということになります。

 

これで「メールの自動振り分け設定」は完了です。

それでは、設定されたものを確認してみましょう。

 

ラベルが付いた引き出しを見てみましょう

 

「受信トレイ」が大きな机だとすると、今回設定した「船橋市メール」というラベルは、受信トレイに作られた「引き出し」のようなものです。

 

左側に「船橋市メール」というラベル名があります。これがその「引き出しのようなもの」ですね。

こちらをクリックすると、「メールの自動振り分け設定」で設定した「ふなばし情報メール」からのメールだけが表示されているのがわかりますね。

 

他のメールが混在しませんので、ここから探していくことができます。

 

これがラベルをつけた場合の便利さです。

受信トレイの中の大量なメール、いろいろな差出人からのごちゃまぜのメールたちから探すより、圧倒的に早く探すことができます。

 

設定前と設定後のメールの違い

 

「メールの自動振り分け設定」をしていない場合と、した場合のメールの違いについて解説しますね。

 

下の図は「メールの自動振り分け設定」を設定する前のメールです。

件名の右に「受信トレイ」というラベル名がついていますが、この「受信トレイ」というラベルは、届いたメールすべてに自動的にくっ付くものです。

 

そして、この下の図は、「船橋市メール」という「メールの自動振り分け設定」を設定したあとのメールです。表示幅の関係で件名の次の行に来ていますが「受信トレイ」と「船橋市メール」という2つのラベルがついていますね。

 

 

この設定、知っている人は存分に活用しておられるのですが、意外と知らない人が多いんです。また、知っていても設定していない人もいらっしゃったりもします。

 

こんなふうに大量にメールが来るという方は、お時間がある時にササっと設定しておくと便利ですよ。

 

アカウント追加も考慮

 

あまりにも大量にメールが届く場合、Googleアカウントを追加してGmaiをもう1つ取得するという方法もあります。これについては次回解説しますね。

 

今日の記事が少しでもお役に立ててたら嬉しいです。

 

改めて、今日のメッセージ

 

Gmail:読みたいメールをすぐに探せない人は相当時間を損してる

 

大事なメールを読み落とさないように、快適なPCライフをお過ごしくださいね。

 

 

 

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